Tekstinkäsittelyohjelma Wordin jälkeen Microsoftin Office-paketin toiseksi tunnetuin tuote on Excel-taulukointiohjelma. Useimmat käyttävät Exceliä lähinnä luetteloiden tekemiseen ja luetteloitujen summien yhteenlaskemiseen ja tässä tehtävässä ohjelma onkin todella tarpeellinen. On myös monia yksinkertaisia Excelin ominaisuuksia, jotka on hyvä tietää ja jotka on helppo oppia.
Lukujen yhteenlaskeminen
Excel-taulukoinnissa on kätevää, kun samaan tiedostoon voi sekä kirjoittaa tekstiä että lukuja. Taulukkoa voi käyttää vaikkapa omien kulujen seuraamiseen. Helpoin tapa on ottaa kuitit talteen vaikkapa kuukauden ajan ja tehdä Exceliin omat taulukkonsa esimerkiksi ruokakuluille, vaatekuluille ja matkakuluille. Kuiteista voi kerätä tiedot kunkin kululajin kohdalle ja kuukauden lopussa voi laskea kaikissa taulukoissa summat yhteen käyttämällä Excelin Autosum eli Automaattinen summa -painiketta. Kulusummat tarvitsee maalata ja ensimmäisen luettelon jälkeisen tyhjän ruudun kohdalla painetaan Autosumia ja sen avulla kaikki maalatut summat tulevat lasketuksi yhteen.
Yksi tämän hetken kuumimmista Excel-vinkeistä on pitää kirjaa kotitöihin käytetystä ajasta. Sen avulla pariskunnat voivat verrata onko heidän arkensa työnjako kohtuullisella tasolla. Exceliin laitetaan silloin kaikki mahdolliset kotityöt ja niitä voi lisätä jälkeenpäinkin jos huomaa käyttävänsä aikaa johonkin ennalta suunnittelemattomaan työhön. Monet kotityöthän ovat sellaisia, ettei niitä aina edes huomaa tehneensä ja käyttäneensä niihin kallista aikaansa. Näihin taulukoihin kirjataan ylös eri töihin käytetyt minuutit. Excelissä voi valita ylärivin kohdasta Numero onko kyseessä esimerkiksi valuutta, luku, päivämäärä tai aika. Viikon päätteeksi pariskunta voi katsoa paljonko kumpikin on käyttänyt aikaa kotitöihin ja miten eri työtehtävät jakautuvat.
Pienet kirjanpitotehtävät Excelillä
Joskus pelkkä yhdenkertainen kirjanpito riittää ja silloin yksinkertaisimmat kirjanpitotehtävät hoituvat Excelillä, johon saa tehtyä monia peräkkäisiä sivuja yhteen tiedostoon. Ei siis tarvitse tehdä montaa eri tiedostoa, kun on helpompi siirtyä sivulta toiselle samassa näkymässä. Esimerkiksi eri kuukaudet voivat olla eri sivuilla, jotka voi nimetä kuukausien mukaan. Siten joka kuun menot ja tulot pysyvät selkeästi erillään.
Esimerkiksi omien vuokratulojen ja niistä koituvien verojen takia on kätevä käyttää Exceliä. Kun verotuksesta voi vähentää asuntolainakulut ja yhtiövastikkeet, tarvitsee nämä aina laskea jossain yhteen veroilmoituksen täyttämisen aikaan.